Na lang twijfelen heb je toch de stap gemaakt om je kanalen te gaan koppelen met de channel manager Hotelrunner. Maar je hebt geen flauw idee hoe het werkt! Geen paniek, hieronder leg ik in een uitgebreide beschrijving uit hoe Hotelrunner werkt en wat handige tips zijn voor het boosten van je B&B.
Hotelrunner kun je gebruiken via de computer of via de smartphone app. Nadat je een account hebt aangemaakt kun je op je laptop of computer naar een webadres wat er ongeveer zo uit ziet: 'https://naam-van-jou-BenB.hotelrunner.com/login' om in te loggen. Of als je op Google zoekt naar 'hotelrunner login' kom je er ook. Om Hotelrunner op je smartphone te bedienen hoef je alleen maar de app te downloaden en in te loggen met je gegevens. Hoe je de smartphone app kunt gebruiken leg ik na de desktop versie uit.
P.S. Onderaan vind je een filmpje wat alles ook nog eens uitlegt.
Desktop uitleg
In de veilige beheer omgeving van Hotelrunner heb je een donker menu bovenaan de pagina. In de zwarte menu balk vind je de volgende categorieën: 'overview', 'calendar', 'reservations', 'my property' en 'channels'. Daarnaast in de rechter bovenhoek staat nog een oranje winkelwagentje en een poppetje. Bij het winkelwagentje kun je zien welk abonnement je hebt en bij het poppetje vind je de account informatie (naam, email, wachtwoord). Check mijn artikel 'Hotelrunner add-ons en andere handige tips' om meer te weten te komen over de mogelijkheden van add-ons. Laten we beginnen!
Overview: Het eerste menu item heet 'overview', hier kun je in een oogopslag zien hoeveel omzet je op bepaalde dagen hebt, hoeveel gasten er zijn, het aantal reserveringen etc. Dit is dus een dashboard met wat leuke inzichten die je kunt gebruiken om op te scheppen bij je vrienden en familie.
Calendar: Dit is het tweede menu item en meteen een van de belangrijkste! Bij je kalender kun je namelijk de beschikbaarheid van de kamers aanpassen. Als je op 'calendar' drukt zie je een submenu met 4 items namelijk; 'overview', 'simple updates', 'advanced updates' en 'bulk updates'.
overview: Hier vind je de kalender met alle reserveringen en de beschikbaarheid per maand. Hij staat standaard weergegeven op 'all rooms' dit staat rechts bovenaan de kalender. Dit kun je aanpassen. Je selecteert een kamer en dan zie je alleen de reserveringen en de beschikbaarheid voor die kamer. Je kan niet via dit overzicht aanpassingen maken. Op de kalender zie je per dag een A en een soort hotel belletje staan. Bij de A staat een cijfer (0, 1, 2 etc.), dit betekend hoeveel kamers je beschikbaar hebt. Bij het hotelbelletje staan ook deze cijfers, hier staan ze voor het aantal reserveringen die je voor die dag hebt.
Simple updates: Hier kun je de beschikbaarheid aanpassen! Als je op 'simple updates' klikt dan krijg je een scherm waar je kan kiezen voor welke kamer je iets wilt aanpassen en daaronder staat voor welke 'channels' je dat wilt doen. Houd er rekening mee dat je alle channels aangevinkt laat staan. Als je dit niet doet en er een de-selecteert dan worden de aanpassingen die je gaat doen niet doorgevoerd op dat kanaal. Hierdoor kun je dus dubbele boekingen krijgen. Mocht je de prijs willen aanpassen ALLEEN op bijvoorbeeld Airbnb dan moet je wel andere kanalen de-selecteren. Let hier dus goed op. Als je dan op continue klikt zie je 'start date', 'end date', 'rate' en 'availability'. Hier kun je dus de beschikbaarheid aanpassen. Bijvoorbeeld als je op vakantie gaat van 5 augustus tot 10 augustus en je wilt die dagen dicht zetten dan vul je bij start date 5 augustus in en bij end date 10 augustus. Dit betekend dat van 5 tot en met 10 augustus niemand kan boeken. Vervolgens hoef je bij rate niks in te vullen want de prijs hoef je niet aan te passen. Mocht je wel voor bepaalde dagen de prijs willen aanpassen dan kan je dat ook hier doen. Bij availability vul je vervolgens een '0' in omdat je niks beschikbaar hebt. Mocht je een dag willen open zetten die dicht staat, dan vul je hier een '1' in. Zodra je op 'apply' klikt kun je terug naar calendar en dan naar overview om te kijken of het is gelukt. LET OP; wil je 1 dag dicht zetten dan vul je bij start date en end date DEZELFDE DAG in. Dan blokkeert het systeem alleen die dag.
Advanced updates: Hier kun je kortingen instellen gebaseerd op een 'slim' tarief.
Bulk updates: Dit is ideaal voor veel aanpassingen in een keer. Als je in het linkermenu selecteert wat je wilt aanpassen (je kunt meerdere selecteren), dan kan je voor alle kamers tegelijk aanpassingen doen. Bijvoorbeeld als je op 'availability' klikt dan kun je per kamer aangeven of ze beschikbaar zijn of niet door een 0 of een 1 in te vullen. Maar als je niks invult voor een kamer dan veranderd er niets. Heb je alles aangepast naar hoe je het wil hebben dan klik je op update en dan zijn de wijzigingen opgeslagen.
Reservations: Hier kun je alle reserveringen zien in een lijst. Ook kun je hier zelf een reservering toevoegen als iemand bijvoorbeeld telefonisch een reservering heeft gedaan, al zou je die dag ook gewoon kunnen dicht zetten als je niet wilt dat de reservering vermeld staat. Ook kun je naast de knop 'add reservation' een soort excel tekentje zien. Als je daarop klikt wordt de excel lijst met reserveringen naar het email adres gestuurd waarmee je inlogt. Als je op de naam van de reservering klikt kun je meer informatie zien. Wil je de lijst van reserveringen in een andere volgorde zien? Klik dan op check-in date en de lijst wordt weergegeven op af- of oplopende volgorde volgens check-in datum. Ook kun je reserveringen zoeken bij 'filter reservations' links bovenin. Houd in gedachten dat je ook altijd nog bij het kanaal zelf de informatie van de reservering kunt terug vinden.
My property: Zoals de naam suggereert kun je hier aanpassingen maken die aan je B&B zijn gerelateerd. My property heeft het volgende submenu; 'Front desk', 'Reports', 'Promotions', 'Room Types', 'Profile', 'Account', 'Guest Relationship Management' en 'More'.
Front desk: Met deze nieuwe functie kun je zien of er al mensen zijn ingecheckt of niet. Dit is super handig voor in een hotel met een receptionist. Voor een kleine B&B is dit vrijwel overbodig omdat je zelf weet wie er zijn ingecheckt en wie niet. Mocht je een B&B runnen waar je met meerdere mensen de check-ins doet op een dag dan is deze functie ook alleen handig als je op een vaste plek ergens een tablet of een computer scherm kunt neerzetten. Je kunt deze functie namelijk niet in de Hotelrunner smartphone app gebruiken.
Reports: Hier kun je weer een dashboard met inzichten vinden zoals waar komen de gasten vandaan, wat is de omzet per dag/maand, hoeveel gasten zijn er etc. Altijd leuk voor gespreksstof.
Promotions: Hier kun je kortingen, pakketen, coupon codes of speciale deals aanmaken. Je kunt het zo gek maken als je zelf wilt!
Room types: Dit is een belangrijke, hier vind je de kamers en hun beschrijvingen terug. Als je op de kamer klikt kun je de naam aanpassen, de beschrijving toevoegen, maar je kan ook de prijs aanpassen bij 'master rate'. BELANGRIJK: Bij de basics pagina van de kamer vind je onderaan 'more options'. Hier kun je aanpassen wat de minimale verblijfduur van een kamer moet zijn.
Profile: Hier kun je de profiel instellingen zien en de informatie over de B&B. Je kunt hier foto's toevoegen, de faciliteiten selecteren, contact informatie aanpassen en de instellingen veranderen.
Account: Hier kun je informatie vinden over je account, wat de abonnement's kosten zijn, de facturen etc. Om de facturen op naam van het bedrijf te zetten moet je bij 'billing' de informatie die je op de factuur wilt zien toevoegen. Mocht je een uitgebreide uitleg van de kosten willen bekijken check dan mijn artikel over 'Hoeveel geld kan ik besparen met Hotelrunner?'
Guest relationship management: Hier kun je alle info van je gasten terug vinden zoals email en telefoonnummer (als ze dat hebben opgegeven). Wat hier belangrijk is, is dat je bij 'guest notifications' standaard emails kunt instellen die gasten na bijvoorbeeld 1 dag na het boeken of na het uitchecken ontvangen. Dit i handig voor check-in informatie of voor het vragen naar reviews (1 dag na uitchecken). Je kunt de mail aanpassen door op de blauwe tekst te drukken die naast 'draft' staat. Zodra je tevreden bent klik je op go live om de email trigger te activeren. Let wel op, mensen die via booking.com boeken krijgen van booking.com vaak al dit soort emails.
More: Hier kun je betalingsmethode toevoegen, je kunt hier je voorwaarden aanpassen en je kunt belastingen aanpassen. Ook kun je hier vertalingen toevoegen.
Channels: Hier kun je jouw verkoop kanalen koppelen en aanmaken. Channels heeft het volgende submenu; 'Website', 'Facebook', 'Booking Buttons', 'Online Travel Agencies' en 'Custom Apps'.
Website: Bij het eerste item van het submenu 'website' kun je het standaard domein van hotelrunner pimpen. Dit domein ziet er ongeveer zo uit 'www.naam-van-jouw-BenB.hotelrunner.com'. Je kunt kiezen uit 9 thema's voor de website en verder is het vrij basic. Je kunt niet veel customisen. Als je echt een eigen website wilt voor je B&B dan zou ik dat ergens anders doen, Hotelrunner is niet voor niets gespecialiseerd in koppelingen leggen en niet in het bouwen van websites.. Als je al een website hebt dan is dit item al helemaal niet zo belangrijk.
Facebook: Hier kun je jouw B&B Facebook account koppelen aan het systeem. Hierdoor kun je dus reserveringen via Facebook ontvangen. Als je dit wilt doen maak je dus eerst een Facebook pagina aan voor je B&B. Daarna kun je als je op 'add Facebook application' klikt kiezen welk bedrijven profiel je wilt koppelen aan Hotelrunner. Hier zou je dan de pagina kiezen die je hebt aangemaakt.
Booking Buttons: je kunt hiermee knopjes aanmaken waar mensen direct mee kunnen reserveren. Deze booking buttons kun je vervolgens bijvoorbeeld op een website integreren. Zo kunnen mensen direct een reservering maken als ze op dat knopje klikken. Het werkt als volgt: je maakt een standard button aan, en dan krijg je een stukje code wat in de code van een website/account geplakt moet worden op de plek waar je hem wilt. Bij customizations kun je zien hoe de pagina eruit ziet als men op het boekings knopje klikt. Je kunt hier voornamelijk de kleuren zelf aanpassen. Mocht je andere dingen willen aanpassen dan gaat dat enkel met het schrijven van een code. Klik bovenaan link op back to my property om het scherm te verlaten.
Online Travel Agencies: Hier kun je alle kanalen zien waar je nog mee kunt koppelen. Ook kun je hier de instellingen zien van de kanalen die al gekoppeld zijn. Bijvoorbeeld van booking.com.
Zo, dat was zo'n beetje alles over het systeem van hotelrunner op de computer. Nog even een korte uitleg over de mobiele app:
Smartphone Hotelrunner app uitleg
Zodra je de app hebt geïnstalleerd log je in met de login gegevens, en dan zie je een dashboard met informatie zoals hoeveel check-ins en check-outs je vandaag hebt, hoeveel nieuwe reserveringen je vandaag binnen hebt, hoeveel omzet je hebt etc. Je kunt ook een dag in het verleden selecteren.
Als je op de 3 streepjes links bovenaan klikt krijg je het menu te zien. Het menu bestaat uit; 'Overview', 'Reservations', 'Rate & Availability', 'Contract Requests' en 'Conversations'. Bovenaan staat ook 'settings' en 'logout' voor als u wilt uitloggen. Onder settings kun je de notificaties van de app aanzetten, zodat je altijd meteen op de hoogte bent als er een nieuwe reservering binnen komt.
Overview:
Als je hier op klikt kom je weer op het begin scherm met het dashboard.
Reservations:
Bij reservations zie je de kalender met daarin alle reserveringen. Bovenin kun je kiezen of je de weergave veranderen van kalender naar lijst. Als je op de kalender blauwe stipjes ziet dan betekend het dat er een check-in is. Oranje stipjes betekenen dat er een check-out is, en bij grijze stipjes blijven er gasten nog een nachtje slapen. Bij de lijst weergave kun je alle aankomende reserveringen zien. Ook kun je zoeken op naam of datum om een reservering te vinden. Als je op de reservering klikt krijg je meer informatie te zien zoals de totale prijs, via welk kanaal er is geboekt, de datums, hoeveel gasten, telefoon nummer, email etc. Ook kun je vanaf dit scherm chatten met de gast door rechts bovenin op het grijze chat icoontje te klikken.
Rate & Availability:
Hier kun je de beschikbaarheid zien en aanpassingen maken per kamer, dit is eigenlijk een beetje hetzelfde als op de computer alleen dan in het klein. Boven aan selecteer je de kamer waarvoor je de beschikbaarheid wilt aanpassen, daarna klik je op het grijze rondje met 3 witte streepjes rechts onderin. Hier vul je hetzelfde in als op de computer, er gelden dus dezelfde principes met start en end date, price, availability etc. Klik daarna op update en de wijziging is opgeslagen. Als je op een dag klikt in de kalender krijg je onder de kalender meer informatie over de beschikbaarheid en of er een reservering is. Als je vervolgens weer op dit blokje informatie klikt dan zie je de reserverings kalender met onderin de namen van de reservering(en). Als de kamerprijs in de kalender rood is, betekend dit dat er geen kamer(s) meer beschikbaar zijn. Is de kamerprijs groen, dan is er nog wel een kamer beschikbaar maar er zijn geen reserveringen. Is de kamerprijs oranje dan is er een reservering maar er is ook nog een kamer beschikbaar. Als je allemaal dezelfde kamer types hebt zul je veel oranje zien, heb je allemaal verschillende type kamers dan zie je vooral rood en groen.
Contract Requests:
Hier kun je alle contact verzoeken vinden van bijvoorbeeld bedrijven die u iets willen bieden.
Conversations:
Hier staan alle gasten conversaties op een rijtje wanneer jij de gast iets hebt gestuurd of andersom.
KLAAR! Dat is alles van Hotelrunner op een rijtje. Ik weet dat het veel info is. Mocht je daarom nog eens door de stof heen willen, maar het niet willen lezen bekijk dan dit filmpje hieronder of check de handleiding van Hotelrunner op http://support.hotelrunner.com/en/faq/hotelrunner-setup-manual/
Mochten er nog dingen onduidelijk zijn laat dit dan weten in de comments of stuur een mail naar info@bedbug-it.nl.
Comments