Gebruik jij al een Channel manager? Uitgebreide uitleg en de voordelen

Alle verschillende verkoop kanalen die er tegenwoordig zijn bieden een uitkomst voor je B&B maar zijn tegelijkertijd een vloek. Hoe houd je na het beheren van al deze kanalen nog tijd over voor de gasten? Een channel manager biedt uitkomst. Zo beheer je met een channel manager makkelijk al je reserveringen van verschillende platforms op 1 plek. Maak kennis met de channel manager en de voordelen!

Het is tegenwoordig noodzakelijk om met je B&B op meerdere kanalen te staan zoals Booking.com, Airbnb en Bedandbreakfast.eu omdat de kamers anders niet genoeg verhuurd kunnen worden. Maar waar haalt elke B&B eigenaar de tijd vandaan om al zijn kalenders overal up-to-date te houden? Het hebben van een B&B klinkt voor de meeste mensen als muziek in de oren, maar waar men vaak niet bij stil staat is de administratieve rompslomp die het met zich mee kan brengen.

Om te beginnen met welke kanalen je als B&B allemaal wel niet moet bijhouden. Bij de meeste B&B's zien wij dat reserveringen voor 60-80% via Booking.com binnenkomen. Bij kleinere B&B's is Booking.com nou eenmaal een belangrijk platform om gevonden te worden. Naast het hebben van een account op Booking.com wordt er ook steeds vaker verwacht dat men een account op Airbnb heeft. Vergeet ook een eigen B&B website niet. Gasten gaan steeds vaker op zoek naar de eigen website van een B&B nadat ze deze gevonden hebben op een online platform. Dit doen gasten om meer informatie te vinden over de accommodatie, maar ook om te kijken of de prijs misschien lager is op de eigen website zodat ze direct bij de B&B kunnen boeken. Al deze accounts zorgen voor een grotere online aanwezigheid voor je B&B, maar als eigenaar moet je er ook voor zorgen dat deze accounts allemaal de juiste informatie bevatten. Dit kan over nieuwe foto's gaan, aangepaste kamer informatie, of contact informatie, maar het allerbelangrijkste is het up-to-date houden van de beschikbaarheidskalender. Een channel manager biedt uitkomst!

Maar wat is een channel manager?

De term 'channel manager' betekend letterlijk vertaald 'kanalen manager'. Een channel manager staat eigenlijk gewoon voor een systeem wat ervoor zorgt dat al je verschillende accounts centraal zijn verbonden waardoor deze kanalen ook centraal kunnen worden beheerd. Kalenders worden automatisch door het systeem gesynchroniseerd. Zo weet Booking.com voortaan direct dat er voor aankomende weekend geen kamer meer beschikbaar is omdat er net een reservering binnen komt via Airbnb. En dat zonder dat u er erg in heeft! Het voordel hiervan is natuurlijk dat je niet meer handmatig op alle accounts dagen hoeft te blokkeren in de beschikbaarheidskalender wanneer er een nieuwe reservering binnen komt, of andersom als er een reservering wordt geannuleerd. Dit zorgt voor een tijdsbesparing waardoor je tijd kan besteden aan de ècht belangrijke zaken; de gasten.

Verschillende koppelingen

Er bestaan verschillende soorten koppelingen in 'channel manager land'. Er zijn XML koppelingen, en iCal koppelingen. Bij een XML koppeling (ookwel een rechtstreekse koppeling) communiceren de channel manager en het kanaal (bijvoorbeeld booking.com), constant met elkaar. Zo weet het systeem van de channel manager meteen wanneer er een nieuwe boeking is binnen gekomen op het kanaal met die koppeling. Er zijn ook iCal koppelingen. Bij een iCal koppeling communiceren de channel manager en het kanaal niet constant met elkaar. In de plaats daarvan sturen ze om de 6uur een update. Het gevaar met een iCal koppeling is dus dat er een overboeking kan plaatsvinden binnen die 6uur dat er niet wordt gecommuniceerd. Het is wel mogelijk om de iCal koppeling handmatig te synchroniseren, al gaat dat een beetje aan het nut van een channel manager voorbij.

En wat zijn dan de voordelen?

Dat zal ik je vertellen, hieronder vind je een lijst met de 5 belangrijkste voordelen van het gebruik van en channel manager.

- het scheelt tijd

Deze is duidelijk: Je hoeft nooit meer handmatig de beschikbaarheidskalender op verschillende accounts bij te houden. Dit is voor de meeste B&B's al het grootste voordeel. Je kunt wel 94 kanalen koppelen met de channel manager van Hotelrunner. Je vind de volledige lijst in ons artikel 'Uit welke kanalen kan ik kiezen? Hier vind je de complete lijst'.

- Je omzet stijgt

Naast een aanzienlijke tijdsbesparing en een kopzorgen vermindering zorgt een channel manager ervoor dat je B&B veel meer omzet kan genereren! Bedenk maar eens hoeveel gasten toch liever een andere accommodatie zoeken als ze zien dat ze bij jou een reserveringsaanvraag moeten indienen. Gasten maken dan vaak de afweging of ze willen wachten op een antwoord, of dat ze dan maar ergens anders meteen een reservering kunnen maken. 3 keer raden waar de meeste gasten voor kiezen..

- Beter vindbaar in zoek resultaten

Kanalen zoals Airbnb zorgen er voor met een speciaal algoritme dat accommodaties waar direct reserveren aan staat hoger in de zoek eindigen. Het aanzetten van 'direct reserveren' scheelt ook nog eens in het beantwoorden van de reserveringsaanvragen. En waag het eens dat je een keer vergeet te reageren op een aanvraag op Airbnb. Dan moet je nog een boete betalen ook!

- Makkelijker automatiseren

Op je channel manager kun je instellen dat gasten direct een bevestigingsmail krijgen zodra ze hebben geboekt. Deze bevestigingsmail kun je van te voren schrijven in een template, en vervolgens stel je in wanneer de gasten deze mail krijgen. Het reserveren wordt dan vaak de 'trigger' genoemd, en de tijd die je instelt wanneer de gast de mail krijgen telt dus vanaf de trigger. Je kunt meestal kiezen tussen; direct, na 1 uur, na 1 dag etc. Ook kun je andere 'trigger's' instellen. Bijvoorbeeld als iemand annuleert, of als iemand is uitgecheckt. Zo kun je een dag nadat de gast is uitgecheckt automatisch een mail sturen met het verzoek tot het schrijven van een recensie.

- Verminder je kosten

Als je een account hebt voor je B&B op bedandbreakfast.eu dan kan je wisselen van een betaald account naar een gratis account. Je bespaart hiermee de abonnementskosten van €175,- ex btw per jaar. Hiervoor in de plaats kunnen gasten direct reserveren bij uw B&B op bedandbreakfast.eu voor een 10% commissie per boeking.

En als je nu als B&B eigenaar bij je zelf denkt 'dit heeft voor mij geen zin omdat ik gasten eerst wil screenen' dan zeg ik je nu dat hier ook tal van mogelijkheden zijn! Lees bijvoorbeeld ons artikel 'Direct reserveringen aannemen zonder handmatig screenen' om hier meer over te weten te komen.

Als het goed is heb je na het lezen van bovenstaande nog een zeer belangrijke vraag die je wilt stellen; HOE KOPPEL IK MIJN KANALEN AAN EEN CHANNEL MANAGER?

Dat werkt in veel gevallen als volgt:

Je kiest eerst een channel manager uit. Als volgt maak je een account aan bij deze channel manager, en je begint met het koppelen van je kalenders op booking.com. Hiervoor moet je de beschikbaarheidskalender van booking.com overnemen in je nieuwe channel manager. Om dit te kunnen doen moet je eerst alle kamers aanmaken op de channel manager. Zorg er daarna voor dat je alle gereserveerde dagen van het kanaal blokkeert in de kalender van de desbetreffende kamer in je channel manager. Hierna check je of alle prijzen goed staan in je channel manager. Het is belangrijk dat deze informatie goed staat omdat je na de koppeling niet meer dingen kunt aanpassen in booking.com! Je wilt geen overboekingen dus neem hier de tijd voor. Staat alles goed? Nu is het tijd om de koppeling te starten. Per channel manager is dit verschillend, maar de koppeling activeren doe je altijd in de channel manager zelf EN in het kanaal wat je wilt koppelen. In de channel manager selecteer je welke kamers bij welke kalenders horen van het desbetreffende kanaal. Vaak is de koppeling zo gelegd, maar soms kan het activeren een paar dagen duren, houd hier dus rekening mee. Geactiveerd? Check of al je reserveringen nu zichtbaar zijn in je channel manager. Zo ja, dan heb je het goed gedaan!

Sommige koppelingen vereisen dat je een code, of 'sleutel' van het kanaal invoert in de channel manager. Vaak kun je dit vinden in je account bij 'synchronisatie beschikbaarheidskalender' of 'channel manager'.

Wil je weten welke channel managers er allemaal zijn? Check dan ons artikel over 'De top 10 beste en slechtste channel managers'. Of gebruik je al een channel manager zoals Hotelrunner? Check dan onze 'Hotelrunner gebruikershandleiding'.

Zoals gezegd kan het hebben van een channel manager een uitkomst zijn. Beslis het zelf en laat ons weten wat je ervan vindt of wat je ervaringen zijn met channel managers? Of heb je nog vragen? Stuur ons een berichtje op info@bedbug-it.nl. Heb je interesse om je kanalen te koppelen via een channel manager? Hier hebben wij veel ervaring mee en dit kunnen wij volledig uit handen voor je nemen. Neem dan ook even contact met ons op via info@bedbug-it.nl of bel naar 06-50743731